ในการใช้ระบบบริหารกองทุนหมู่บ้าน หรือ ระบบ VFM จำเป็นต้องนำข้อมูลด้านบัญชีของกองทุนหมู่บ้านฯ เข้าระบบบันทึกบัญชีกองทุนหมู่บ้านเพื่อเป็นยอดยกมาจากระบบงานเดิมหรือเป็นยอดตั้งต้นด้านบัญชีก่อนเริ่มใช้งาน เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องของกองทุนหมู่บ้านฯ สามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มนำเข้างบทดลองที่เป็นแฟ้มข้อมูลประเภทเอ็กซ์เซลสเปรดชีต (Excel spreadsheet) เพื่อนำมาจัดเตรียมข้อมูลงบทดลองของกองทุนหมู่บ้าน หลังจากนั้นนำส่งให้กับคณะทำงานสนับสนุนการใช้ระบบงานดำเนินการนำเข้าข้อมูลดังกล่าวเข้าระบบบันทึกบัญชีกองทุนหมู่บ้านให้ต่อไป 

โดยในคู่มือจะอธิบายถึงขั้นตอนการกรณีที่จัดทำด้วยเครื่องโทรศัพท์มือถือ และ ขั้นตอนการใช้งานด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์